Vilka vi är

Karlstad Allmänna Schacksällskap är en ideell förening som driver schackverksamhet fysiskt och online. 

Våra medlemmars, sponsorers och andra intressenters integritet är viktig för oss. Här beskriver vi hur vi samlar in, använder och lagrar personuppgifter och vilka rättigheter du har gällande dem.

Du kan kontakta oss i frågor som avser behandling av personuppgifter enligt direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning):

Organisationsnummer: 8732 0230 75

Adress: Sundbergsgatan 12 b, 652 19  Karlstad

E-post till föreningens sekreterare: karlstad.schacksallskap@gmail.com

Vilka personuppgifter vi samlar in och varför

De personuppgifter som vi samlar in/får tillgång till kan till exempel innehålla namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, födelsedatum, personnummer eller organisationsnummer, ip-adress och bankkontouppgifter.

För att bedriva vår verksamhet samlar vi in de uppgifter som krävs för att registrera spelare för medlemskap, kurser, och turneringar. Vissa personuppgifter som namn, email och ev telefon är också nödvändiga för vi ska kunna kommunicera med våra medlemmar och varandra.

För att kunna registrera medlemskap krävs namn, adress, email, telefon och födelsedatum.

Fullständigt personnummer för juniorer samlas in i syfte att vi ska kunna söka verksamhetsstöd från Karlstads kommun.

Vi använder inte dina personuppgifter för marknadsföring, profilering, försäljning eller automatiserad behandling. Däremot kan det hända att vi skickar nyhetsbrev. Nyhetsbrev riktas till våra medlemmar. Du kan när som helst avanmäla dig från våra nyhetsbrev genom att kontakta oss.

När du besöker vår webbplats behöver du inte lämna några personuppgifter, förutom om du använder vårt kontaktformulär för att vi ska kunna nå dig, eller vårt formulär ”personuppgifter” som krävs för att vi ska kunna registrera dig som medlem samt söka kommunalt stöd.

Publicering av bilder och födelsedatum

Publicering av bilder på föreningens hemsida och sociala medier kan ske i syfte att informera om föreningens verksamhet. Vi publicerar inte bilder på juniorer utan föräldrars medgivande.

Lagring av personuppgifter

Vi sparar dina uppgifter så länge som det krävs för att fullfölja våra skyldigheter eller så länge som vi enligt lag är skyldiga att göra det. Vi vidtar nödvändiga åtgärder för att garantera säkerheten, integriteten och konfidensen av dina personuppgifter. Vi lagrar inte personuppgifter längre än nödvändigt, och aldrig längre än de riktlinjer som gäller i dataskyddsförordningen.

Tredje parters tillgång till personuppgifter

Vår hosting-leverantör (misshosting.se), har tillgång till vissa uppgifter om vår hemsida och vad som lagras där, men då endast i syfte för administrativa åtgärder, tex reparation eller backup. Personuppgifter lagras i en krypterad databas och raderas per automatik inom maximalt 24 månader.

Vi använder Google´s molntjänst Gmail för att svara på frågor, och ibland överföra information. Där kan tillfälligt lagras personuppgifter som överförts via vårt kontaktformulär, dvs namn, mailadress och ev telefonnummer. Mail med personuppgifter raderas efter att ha fyllt sin funktion, men maximalt inom 24 månader. Känsliga uppgifter som personnummer lagras ej via epost.

Kontaktinformation till andra klubbmedlemmar finns internt på Microsoft´s servrar för privat bruk via användande av molntjänsten OneDrive. Denna kontaktinformation är endast publikt tillgänglig för styrelsemedlemmar och ledare, och kräver en specifik åtkomstkod. Dessa i viss mån skyddade uppgifter innehåller namn, epost, ev. telefonnummer och en markering av vilka som klassas som juniorer. Kontaktinformationen används för att medlemmar ska kunna nå varandra om nödvändigt, samt mailutskick från KAS styrelse till medlemmar eller föräldrar till juniormedlemmar. Kontaktinformationen uppdateras kontinuerligt under varje år och inaktuell information sparas ej. Känsliga uppgifter såsom personnummer lagras ej på onedrive.

Sveriges Schackförbunds medlemssystem

Medlemmar registreras i Sveriges Schackförbunds medlemsystem som går att navigera till via SSF:s officiella hemsida https://schack.se/. SSF ansvarar för detta system. Vi har via detta system inte tillgång till några personuppgifter från tidigare medlemmar längre tillbaka i tiden än maximalt 24 månader.

Karlstads Kommun

Karlstads kommun behandlar personuppgifter som vi lämnar i syfte att kunna söka olika former av stöd från kommunen. Du kan läsa hur kommunen hanterar personuppgifter på https://karlstad.se/personuppgifter. Överföring av personuppgifter till kommunen sker digitalt via en krypterad tjänst som kräver e-signatur.

Karlstad Open

För hantering av personuppgifter i samband med Karlstad Open, vänlig se turneringens hemsida:

https://karlstadopen.se/hantering-av-personuppgifter/

Efterlevnadspolicy

Samtliga leverantörer och parter ovan är skyldiga att följa och leva upp till dataskyddsförordningens krav, och gör så vitt vi vet detta. Alla parter är skyldiga att inte föra personuppgifter utanför EU eller EES.

Dina rättigheter

Du har många rättigheter gällande dina egna uppgifter, bland annat rätt att få veta vilka personuppgifter som finns sparade om dig, rätt att få dem rättade eller raderade samt invända mot behandlingen av dem. Vi får dock behandla dina personuppgifter när det krävs enligt lagstiftning.

Om du vill få mer information om behandlingen av dina personuppgifter eller utöva dina rättigheter enligt ovan, kontakta oss på karlstad.schacksallskap@gmail.com. Vi svarar på din begäran så snart som möjligt, senast inom en månad. Du har även rätt att inge klagomål gällande behandlingen av dina personuppgifter hos ansvarig tillsynsmyndighet, i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten.

Personuppgiftsincident

Vid en personuppgiftsincident ska vi utan onödigt dröjsmål göra en anmälan till tillsynsmyndigheten, i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten, inom 72 timmar efter att ha blivit medveten om incidenten.